Règlement intérieur en entreprise : tout savoir sur ce document obligatoire

Outil d’organisation et de prévention des risques, le règlement intérieur structure la vie collective au sein de l’entreprise. Document à la fois juridique et pratique, il définit les règles que chaque salarié doit respecter et constitue un levier essentiel pour l’employeur dans sa mission d’encadrement. Entre obligations légales et limites d’application, ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir sur ce document fondamental.

Qu’est-ce que le règlement intérieur ?

Le règlement intérieur est un document écrit qui établit les règles générales et permanentes relatives à la discipline, l’hygiène et la sécurité au sein d’une entreprise. Élaboré et mis en place par l’employeur, il constitue un outil de gestion qui permet d’organiser la vie collective et de prévenir les risques professionnels.

Ce document remplit plusieurs fonctions essentielles :

• Préciser les règles disciplinaires applicables dans l’entreprise

• Déterminer les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité

• Rappeler les dispositions légales concernant le harcèlement moral et sexuel

• Organiser la vie collective au sein de l’établissement

Le règlement intérieur n’est pas un simple document administratif : il a une véritable portée juridique et s’impose à l’ensemble des salariés comme à l’employeur lui-même. Il doit cependant respecter les lois, les conventions collectives et les droits fondamentaux des personnes.

Le règlement intérieur est-il obligatoire pour votre entreprise ?

Le seuil de 50 salariés

La loi impose l’établissement d’un règlement intérieur uniquement dans les entreprises ou établissements employant au moins 50 salariés pendant 12 mois consécutifs.

Pour déterminer si votre entreprise est soumise à cette obligation, vous devez prendre en compte l’effectif habituel, en intégrant les salariés à temps plein, à temps partiel (au prorata de leur temps de travail), ainsi que les contrats à durée déterminée et les travailleurs temporaires.

Les cas facultatifs (moins de 50 salariés)

Même si votre entreprise compte moins de 50 salariés, rien ne vous empêche d’établir volontairement un règlement intérieur. Cette démarche peut être particulièrement pertinente dans certains secteurs où les questions de sécurité sont prépondérantes (BTP, industrie chimique, etc.).

Quelle est la procédure pour élaborer et mettre en place le règlement intérieur ?

L’élaboration d’un règlement intérieur suit une procédure précise qui garantit sa validité juridique :

1. Rédaction du projet par l’employeur, en tenant compte des spécificités de l’entreprise et des obligations légales.
2. Consultation du Comité Social et Économique (CSE) : l’avis du CSE est obligatoire avant toute mise en place ou modification du règlement intérieur. Cette consultation doit être formalisée et les observations consignées.
3. Communication à l’inspecteur du travail : le règlement, accompagné de l’avis du CSE, doit être envoyé à l’inspection du travail qui peut exiger le retrait ou la modification de certaines clauses non conformes.
4. Dépôt au greffe du conseil de prud’hommes du ressort de l’entreprise.
5. Information des salariés : le règlement intérieur doit être porté à la connaissance des salariés par tout moyen (affichage dans des lieux accessibles, intranet, remise en main propre, etc.).
6. Entrée en vigueur : le règlement intérieur n’entre en vigueur qu’un mois après l’accomplissement de la dernière formalité de publicité.

L’absence de respect de cette procédure peut entraîner l’inopposabilité du règlement aux salariés, rendant notamment impossible l’application de sanctions disciplinaires.

Que doit contenir le règlement intérieur ?

Les clauses obligatoires

Le règlement intérieur doit impérativement contenir :

• Les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise, notamment les instructions permettant au salarié de préserver sa sécurité et celle de ses collègues

• Les dispositions relatives à la discipline, incluant la nature et l’échelle des sanctions que peut prendre l’employeur

• Les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés en cas de procédure disciplinaire

• Les mesures de protection contre le harcèlement moral et sexuel

• Les dispositions relatives à l’interdiction de toute pratique discriminatoire

Les clauses interdites

Sont formellement interdites dans un règlement intérieur les clauses :

• Contraires aux lois et règlements

• Discriminatoires (fondées sur l’origine, le sexe, les mœurs, l’orientation sexuelle, l’âge, les opinions politiques, etc.)

• Restrictives des libertés individuelles et collectives non justifiées par la nature de la tâche à accomplir

• Imposant des sanctions pécuniaires (amendes ou autres retenues sur salaire)

• Abordant des sujets non liés à l’organisation du travail, à la discipline ou à la santé/sécurité

Il est important de noter que l’inspecteur du travail peut, à tout moment, exiger le retrait ou la modification des clauses contraires aux dispositions légales.

Qui est concerné par le règlement intérieur ?

Le règlement intérieur s’applique à l’ensemble des personnes présentes dans l’entreprise, avec quelques nuances :

• Les salariés de l’entreprise sont les premiers concernés, quelle que soit la nature de leur contrat (CDI, CDD, temps partiel, etc.)

• Les intérimaires et prestataires externes travaillant dans les locaux de l’entreprise sont également soumis aux dispositions relatives à l’hygiène et à la sécurité

• Les stagiaires doivent respecter le règlement intérieur, notamment pour les questions de sécurité

• Les visiteurs occasionnels peuvent être soumis à certaines règles de sécurité clairement affichées

En revanche, certaines dispositions disciplinaires spécifiques peuvent ne pas concerner l’ensemble du personnel. Par exemple, des règles relatives au port d’équipements de protection individuelle ne concerneront que les salariés des services concernés.

Quelles sanctions en cas de non-respect du règlement ?

Les types de sanctions applicables

Le règlement intérieur doit prévoir l’échelle des sanctions pouvant être appliquées en cas de manquement. Ces sanctions peuvent être :

• L’avertissement ou le blâme

• La mise à pied disciplinaire (suspension temporaire du contrat de travail sans rémunération)

• La mutation disciplinaire

• La rétrogradation

• Le licenciement pour faute (simple, grave ou lourde)

Ces sanctions doivent être proportionnées à la faute commise et ne peuvent en aucun cas inclure des amendes ou sanctions pécuniaires.

La procédure disciplinaire à respecter

Toute sanction doit respecter la procédure disciplinaire prévue par le Code du travail :

1. Convocation à un entretien préalable pour les sanctions importantes (mise à pied, rétrogradation, licenciement)
2. Tenue de l’entretien permettant au salarié de s’expliquer et de se défendre
3. Notification écrite et motivée de la sanction
4. Respect des délais

Le non-respect de cette procédure peut entraîner l’annulation de la sanction et potentiellement des dommages et intérêts pour le salarié.

Comment modifier le règlement intérieur ?

Le règlement intérieur n’est pas un document figé et peut évoluer en fonction des besoins de l’entreprise ou des changements législatifs. Toute modification suit la même procédure que l’élaboration initiale.

Les modifications sont particulièrement nécessaires lors de :

• Changements législatifs importants (comme les réformes du Code du travail)

• Évolutions significatives dans l’organisation de l’entreprise

• Identification de nouveaux risques pour la santé ou la sécurité

• Recommandations de l’inspection du travail

Il est recommandé de procéder à une révision régulière du règlement intérieur, idéalement tous les deux à trois ans, pour s’assurer de sa pertinence et de sa conformité juridique.

Résumé sur le règlement intérieur d’une entreprise

Le règlement intérieur représente bien plus qu’une simple formalité administrative pour les entreprises de plus de 50 salariés. Document structurant la vie collective, il constitue un outil essentiel de prévention des risques et de définition des règles disciplinaires. Son élaboration méticuleuse, dans le respect des droits fondamentaux des salariés, permet d’établir un cadre clair qui sécurise tant l’employeur que les collaborateurs.

Pour être efficace, le règlement intérieur doit être connu de tous, régulièrement mis à jour et appliqué avec discernement. En cas de doute sur la conformité de certaines clauses ou sur la procédure à suivre, n’hésitez pas à consulter un avocat spécialisé qui pourra vous guider dans cette démarche essentielle à la bonne gouvernance de votre entreprise.